ส่งงานกลุ่ม

รายงาน
เรื่อง เทคนิคการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ





จัดทำโดย
     นางสาวศิริวาท                สีชะนะ
     นางสาวอรพรรณ            กลัดกุหลาบ
     นางสาวศุทธินี                 ตั้งขละโยธิน
ชั้นปีที่ 1 สาขาวิชา เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

เสนอ
     คุณครูวีระชาติ                ภาษีชา
รายงานชิ้นนี้เป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการเรียนการสอนของ
รายวิชา โปรแกรมประมวลผลคำและนำเสนอ รหัสวิชา สท 0107
วิทยาลัยชุมชนสมุทรสาคร
ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2554





บทนำ

รายงานฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของวิชาโปรแกรมประมวลคำและนำเสนอ   ในรายงานมีเนื้อหาเกี่ยวกับ เทคนิคการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันที่นิยมใช้กันมากอยู่ในปัจจุบันนี้ เพราะมีคุณลักษณะที่ดี เช่น มีผู้ช่วยคอยให้คำแนะนำ การจัดรูปแบบสะดวกรวดเร็ว ฯลฯ และมีประโยชน์ต่อการจัดเก็บเอกสารและการปรับแก้ไข พื้นฐานการใช้โปรแกรมตั้งแต่การ เปิด ส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น แท็บเมนู แท็บเครื่องมือ มุมมอง ฯลฯ และการจัดการไฟล์เอกสาร เช่น การเปิด การปิด การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ
รายงานฉบับนี้มุ่งนำเสนอเทคนิคการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ด้วยการเรียงลำดับเนื้อหาตั้งแต่องค์ความรู้พื้นฐานที่จำเป็น จนกระทั่งถึงองค์ความที่สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างเป็นรูปธรรม ด้วยการทำความเข้าใจความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
คณะผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่า  รายงานฉบับนี้สามารถเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน  สำหรับใช้เป็นแนวทางในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007 ได้บ้างพอสมควรเพื่อเป็นกำลังใจต่อคณะผู้จัดทำ และขอขอบคุณผู้อ่านทุกท่านมา ณ โอกาสนี้



คณะผู้จัดทำ
                                                                                                                           2 กันยายน 2554






สารบัญ
เรื่อง                                                                                                                                                                                    
ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ
ความเป็นมาของโปรแกรมประมวลผลคำ
คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ
ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
มีอะไรใหม่ในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
การสร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
การใช้งานพื้นฐานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
-   การเปิดใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
-   ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
-   การใช้แท็บคำสั่งหรือเมนูลัดคำสั่ง
-   การใช้แถบเครื่องมือด่วน
-   การตั้งค่าตัวเลือก (Options)
-   การใช้แท็บมุมมอง (Views)
 การจัดการไฟล์เอกสาร
-   การเปิดไฟล์เอกสาร
-   การแทรกไฟล์เอกสาร
-   การพิมพ์งานหลายไฟล์
-   การบันทึกไฟล์
-   การลบไฟล์
-   การปิดไฟล์
-   การออกจากโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
เทคนิคการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ
-   การทำการ์ดอวยพรด้วยโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
-   การทำแผ่นพับด้วยโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
-   วิธีการฝังไฟล์ลงในเอกสาร Word 2007
-   การสร้างสารบัญอัตโนมัติ
-   วิธีแก้ไขข้อความแบบเร็วใน Word 2007
-   วิธีแปลงข้อมูลในตารางเป็นข้อความ Word 2007
เอกสารอ้างอิง
นำเสนอเทคนิคการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ










 เทคนิคการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ
          โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 เป็นโปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันมากอยู่ ในปัจจุบันนี้ เพราะมีคุณลักษณะที่ดี เช่น มีผู้ช่วยคอยให้คำแนะนำ การจัดรูปแบบสะดวกรวดเร็ว ฯลฯ และมีประโยชน์ต่อการจัดเก็บเอกสารและการปรับแก้ไข พื้นฐานการใช้โปรแกรมตั้งแต่การ เปิด ส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น แท็บเมนู แท็บเครื่องมือ มุมมอง ฯลฯ และการจัดการไฟล์เอกสาร เช่น การเปิด การปิด การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ฯลฯ

ความหมายของการประมวลผลคำ
           การประมวลผลคำ  หรือ Word  Processing  คือ การนำคำหลาย ๆ คำมาเรียงกันให้อยู่ในรูปแบบที่กำหนด  ซึ่งเราสามารถกำหนดได้ว่าจะให้มีกี่ตัวอักษรต่อหนึ่งบรรทัด  หรือหน้าละกี่บรรทัด  กั้นระยะหน้าระยะหลังเท่าใด  และสามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้อย่างสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนั้น ๆ ออกมากี่ชุดก็ได้  โดยทุกชุดที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์จะเหมือนกันทุกประการ  เสมือนกับการถ่ายเอกสารหรือการก๊อปปี้  แต่ความจริงแล้วเอกสารทุกแผ่นจะถูกพิมพ์ออกมาจากเครื่องพิมพ์อย่างสวยงามและประณีต  เพราะปราศจากร่องรอยของการขูดลบใด ๆ และนั่นย่อมหมายถึงการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการทำงาน  โดยเราจะต้องทำการพิมพ์ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นเอกสาร  บทความ  รายงาน  จดหมาย ฯลฯ  เข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของเครื่องคอมพิวเตอร์  หลังจากนั้นเราสามารถใช้คำสั่งต่าง ๆ เข้าไปจัดการแก้ไข  ดัดแปลง  หรือเพิ่มเติมข้อมูลเหล่านั้นได้ตลอดเวลา  โปรแกรม (Program) หรือชุดคำสั่งที่ทำให้เราสามารถทำงานกับเอกสารและสั่งงานต่าง ๆ นี้ได้  มีชื่อเรียกว่า  โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง(Word  Processing) หรือโปรแกรมประมวลผล

ความเป็นมาของโปรแกรมประมวลผลคำ
                โปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง (word Processing) เป็นโปรแกรมที่เน้นการจัดพิมพ์เอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) ในยุคเริ่มแรก ปีพ.. 2517 นำโปรแกรมจากต่างประเทศ ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น ตัวอย่างเช่น โปรแกรม Word Star ของบริษัทไมโครโปร จำกัด ต่อมาในปี พ.. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร เป็นหมอประจำโรงพยาบาลราชวิถี ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำชื่อว่า Word PC (เวิร์ดราชวิถีใช้คำย่อว่า RW เวอร์ชั่นแรกๆ ต้องใช้กับการ์ดภาษาไทย Hercules แสดงผล 8 บรรทัด ใน 1 หน้าจอ เวอร์ชั่นสุดท้ายเป็นเวอรืชั่น 2 แสดงผลแบบขาวดำ 25 บรรทัด ต่อมาในปี พ.. 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์และภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ชื่อว่าโปรแกรม CU – Writer (เวิร์ดจุฬา) ใช้คำย่อว่า CW เป็นผลงานพัฒนาโปรแกรมของนักศึกษา ที่ทำกันต่อเนื่องหลายรุ่น ใช้ในการแสดงผลด้วย Graphic เขียนด้วย Software ล้วนๆ ไม่ต้องจัดหา Hardware ภาษาไทยมาเพิ่มทั้งสิ้น เริ่มพัฒนาจากจอภาพ Monochome จนถึงจอ VGA Color ตั้งแต่เวอร์ชั่นเริ่มแรก 1.1,1.2 ,1.3, 1.41 ,1.51,1.52จนพัฒนารุ่นสุดท้ายเวอร์ชั่น 1.6 จนกระทั่งการพัฒนาหยุดชะงักไป อันเนื่องมาจากการถือกำเนิดโปรแกรมระบบปฏิบัติการวินโดวส์ (MS-Windows 3.0, 3.1, 3.11, 95, 98 , Me, 2000, XP) บริษัทไมโครซอฟต์จำกัด ได้พัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปชุดสำนักงานด้านภาษาไทยมาจำหน่ายให้กับผู้ใช้เป็นชุดครั้งแรก มีชื่อว่า “Microsoft Office รุ่น 4.3 มืออาชีพ” และมีการพัฒนาโปรแกรมต่อเนื่องจนถึงปัจจุบันคือ Microsoft Office 2010 ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ

คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคำที่ดี
1. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help)
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีระบบขอวามช่วยเหลือที่จะคอยช่วยให้ คำแนะนำช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทำงานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหากับการ ใช้งาน หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคือมือการใช้งานของ โปรแกรม ก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
2. มีระบบอัตโนมัติ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดีควรจะมีระบบอัตโนมัติที่จะช่วยให้ผูใช้สามารถ ทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น การตรวจสอบคำผิดอัตโนมัติ (Spell) การ จัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format) การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใส่ข้อความ อัตโนมัติ ตรวจสอบการสะกดคำผิดได้ทั้งภาษาไทย และอังกฤษ เป็นต้น             
3. การใช้ข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีความสามารถในการนำงานที่สร้างด้วย โปรแกรมอื่น ๆ มาใช้งานร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพ อักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผัง องค์กร กราฟ ฯลฯ เป็นต้น นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อื่น ๆ มาใช้งานในโปรแกรมได้
4. เรียนรู้การใช้งานได้ง่าย
การเรียนรู้วิธีการใช้งานโปรแกรม ไม่ควรจะต้องใช้เวลานานเกินไปสำหรับการ เรียนรู้ ควรมีบทเรียนช่วยสอน หรือสาธิต (Demo) เกี่ยวกับขั้นตอนต่าง ๆ ในการใช้งานของ โปรแกรม เพื่อให้สามารถเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว
5. มีระบบการค้นหา และแทนที่คำ
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะระบบการค้นหา และการแทนที่คำ เพื่อให้ผู้ใช้ สามารถที่จะทำการค้นหาคำ เพื่อการแก้ไข หรือทำการแทนที่ได้สะดวก และรวดเร็วยิ่งขึ้น
6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบของเอกสารได้ สะดวก และรวดเร็ว ซึ่งควรจะมีความสามารถที่จะจัดรูปแบบได้รวดเร็ว มีขั้นตอนในการ จัดรูปแบบที่ไม่ยุ่งยาก
7.  กำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายแบบ หลายขนาด
โปรแกรมประมวลผลคำที่ดี ควรจะมีคุณสมบัติในการเปลี่ยนแปลง และกำหนด รูปแบบของตัวอักษร และขนาดของตัวอักษรได้หลายรูปแบบ รวมทั้งตัวอักษรพิเศษต่าง ๆ ที่ ไม่มีบนแป้นพิมพ์ด้วย

ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ
           ในปัจจุบันแนวโน้มความสำคัญของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในทุกสาขาวิชาชีพ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกว่าการพัฒนาความของโปรแกรมชุดสำนักงานในขณะนี้ คือ โปรแกรม Microsoft Office Word 2003 ซึ่งเป็นรุ่นล่าสุดของโปรแกรมประมวลผลคำ ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อสร้างที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ชั่นใหม่ที่จะช่วยให้ค้นหาข้อมูลบริการอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลประมูลประเภทอื่น ๆ และช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ
1. การจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารที่พิมพ์ขึ้นด้วยกระดาษนั้น อาจจะสูญหายหรือฉีกขาดได้ง่าย แต่ การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้น ข้อมูลต่าง ๆ จะอยู่ครบถ้วนตราบเท่าที่สื่อ ที่ใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เช่น ดิสก์เก็ต ฮาร์ดดิสก์ แผ่นซีดี ฯลฯ อยู่ในสภาพที่ดีและสมบูรณ์
2. การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล
โปรแกรมประมวลผลคำจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความหรือคำที่เรา ต้องการได้อย่างรวดเร็ว และยังสามารถค้นหาข้อความหรือคำ แล้วแทนที่ด้วยข้อความหรือคำใหม่ ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนการเรียกใช้แฟ้มข้อมูลก็ทำได้โดยง่ายและสะดวก เพียงแต่ทราบชื่อไฟล์ และตำแหน่งที่จัดเก็บก็สามารถเรียกใช้ไฟล์ได้โดยสะดวกรวดเร็วไม่ยุ่งยากเหมือนกับการค้นหา และเรียกใช้เอกสารธรรมดา ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
3. การทำสำเนา
การทำสำเนาเอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีดจะต้องใช้กระดาษคาร์บอน และสามารถ ทำสำเนาได้เพียงครั้งละ 3-4 แผ่นเท่านั้น ในขณะที่การทำสำเนาด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถทำ ได้อย่างไม่จำกัดและทุกสำเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกัน
4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร
การพิมพ์เอกสารด้วยเครื่องพิมพ์ดีด มักจะมีการพิมพ์ผิดอยู่เสมอ ๆ ทำให้เสียเวลา ในการแก้ไขเอกสาร ซึ่งเป็นเรื่องที่ค่อนข้างยุ่งยาก นอกจากนี้เอกสารที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดก็ไม่ สวยงามเท่าที่ควร และจะปรากฏร่องรอยของการแก้ไขขูดลบ แต่ถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการ พิมพ์เอกสาร ปัญหาต่าง ๆ เหล่านี้จะหมดไป ซึ่งช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
5. การจัดรูปแบบเอกสาร
โปรแกรมประมวลผลคำมีความสามารถในการจัดทำรูปแบบเอกสารได้อย่างดีและ มีประสิทธิภาพ เช่น การกั้นระยะหน้าและหลัง การใส่ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจัด เอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรูปแบบอัตโนมัติ ฯลฯ ช่วยให้เกิดความสะดวกในการทำงานเหนือกว่า การทำงานแบบเอกสารธรรมดา

มีอะไรใหม่ในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2007 จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพโดยการจัดชุด เครื่องมือแบบครอบคลุมสำหรับการสร้างและการจัดรูปแบบเอกสารของคุณไว้ในส่วนติดต่อใหม่ ความสามารถในการตรวจทาน การใส่ข้อคิดเห็น และการเปรียบเทียบอย่างละเอียดจะช่วยให้คุณ
1.สร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพ
Microsoft Office Word 2007 ได้จัดเตรียมเครื่องมือการแก้ไขและการทบทวนไว้สำหรับการ สร้างเอกสารที่สละสลวยได้ง่ายดายกว่าที่เคย
2.ใช้เวลาในการเขียนมากขึ้น แต่ใช้เวลาในการจัดรูปแบบน้อยลง
ส่วนติดต่อที่คำ นึงถึงผลลัพธ์ใหม่นี้จะเสนอเครื่องมือให้คุณในเวลาที่คุณ จำเป็นต้องใช้ด้วยรูปแบบที่ชัดเจนและมีระเบียบ ช่วยประหยัดเวลาและใช้ความสามารถที่ทรง ประสิทธิภาพของ Word ได้อย่างเต็มที่ด้วยการเลือกจากแกลเลอรีลักษณะ รูปแบบตาราง รูปแบบ รายการ ลักษณะพิเศษทางกราฟิก และอื่นๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
Word ช่วยขจัดการคาดเดาเมื่อคุณนำการจัดรูปแบบมาใช้ในเอกสารของคุณ แกล เลอรีของตัวเลือกการจัดรูปแบบจะแสดงตัวอย่างเสมือนจริงของการจัดรูปแบบในเอกสารของคุณ ก่อนที่คุณจะทำการตัดสินใจ
3.เพิ่มองค์ประกอบที่จัดรูปแบบไว้แล้วด้วยการคลิกเพียงสองสามครั้ง
Microsoft Office Word 2007 ได้นำแบบเอกสารสำเร็จรูปมาใช้สำหรับการเพิ่มเนื้อหาที่ จัดรูปแบบไว้แล้วลงในเอกสารของคุณ
เมื่อคุณกำลังทำงานบนเอกสารจากชนิดแม่แบบที่เฉพาะเจาะจง เช่น รายงาน คุณ สามารถเลือกจากแกลเลอรีหน้าปก ข้อความที่ดึงออกมา รวมทั้งหัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ จัดรูปแบบไว้แล้วเพื่อทำให้เอกสารของคุณดูสละสลวยขึ้นได้
ถ้าคุณต้องการกำหนดเนื้อหาที่จัดรูปแบบไว้แล้วเอง หรือถ้าองค์กรของคุณใช้ เนื้อหาบางส่วนที่เหมือนกันเป็นประจำ เช่น ข้อความคำชี้แจงทางกฎหมายหรือข้อมูลที่ติดต่อของ ลูกค้า คุณสามารถสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปของคุณเองซึ่งคุณเลือกจากแกลเลอรีด้วยการคลิกครั้ง เดียว
4.สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยกราฟิกที่ให้ผลกระทบสูง
คุณลักษณะแผนภูมิและไดอะแกรมแบบใหม่จะรวมรูปร่างแบบสามมิติ ความ โปร่งใส เงาที่ตกกระทบ และลักษณะพิเศษอื่นๆ ไว้
5.นำลักษณะหน้าตาใหม่ไปใช้กับเอกสารของคุณทันที
เมื่อบริษัทของคุณปรับปรุงภาพลักษณ์ของบริษัท คุณสามารถปฏิบัติตามได้ทันที ในเอกสารของคุณ ด้วยการใช้ 'ลักษณะด่วน' และ 'ชุดรูปแบบเอกสาร' คุณสามารถเปลี่ยนแปลง
6.หลีกเลี่ยงการสะกดผิดได้อย่างง่ายดาย
ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะใหม่บางอย่างของตัวตรวจสอบการสะกด ตัวตรวจสอบการสะกดได้รับการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้นตลอด ทั้งโปรแกรม 2007 Microsoft Office system ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวมีดังต่อไปนี้
ในขณะนี้ตัวเลือกของตัวตรวจสอบการสะกดหลายตัวจะเป็นแบบส่วนกลาง ถ้า คุณเปลี่ยนตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งในโปรแกรม Office หนึ่ง ตัวเลือกดังกล่าวก็จะได้รับการ เปลี่ยนแปลงสำหรับโปรแกรม Office ที่เหลือทั้งหมดเช่นกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยน วิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
นอกเหนือจากการใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองร่วมกันแล้ว โปรแกรมทั้งหมด ยังสามารถจัดการพจนานุกรมเหล่านี้ได้โดยใช้กล่องโต้ตอบเดียวกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองเพื่อเพิ่มคำลงในตัวตรวจสอบการสะกด
ตัวตรวจสอบการสะกดใน 2007 Microsoft Office system มีพจนานุกรมภาษา ฝรั่งเศสฉบับหลักการปฏิรูป ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมฉบับนี้จะเป็น Add-in ซึ่ง ต้องทำการติดตั้งเพิ่มเติมแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยนวิธีการทำงานของการ ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับภาษาหนึ่งใน ครั้งแรกที่มีการใช้ภาษาดังกล่าว พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการช่วยให้คุณสามารถสั่งให้ตัว ตรวจสอบการสะกดตั้งค่าสถานะคำที่คุณไม่ต้องการใช้ พจนานุกรมดังกล่าวนี้มีประโยชน์ในการ ช่วยหลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพหรือไม่ตรงกับแนวทางการเขียนของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการเพื่อกำหนดการสะกดที่คุณต้องการสำหรับคำ
ตัวตรวจสอบการสะกดสามารถค้นหาและตั้งค่าสถานะการสะกดผิดตามบริบท บางอย่างได้ คุณเคยพิมพ์ผิดในลักษณะที่คล้ายคลึงกับตัวอย่างต่อไปนี้หรือไม่ I will see you their. ใน Office Word 2007 คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก ใช้การสะกดตามปริบท เพื่อขอความ ช่วยเหลือในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในลักษณะนี้ได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานขณะ ตรวจสอบการสะกดของเอกสารในภาษาอังกฤษ เยอรมัน หรือสเปน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เลือกวิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
คุณสามารถปิดใช้งานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์สำหรับเอกสารหนึ่ง ฉบับหรือสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น
7.ใช้เอกสารร่วมกันอย่างเป็นความลับ
เมื่อคุณส่งแบบร่างของเอกสารให้กับผู้ร่วมงานของคุณเพื่อให้ป้อนข้อมูล Office Word 2007 จะช่วยคุณรวบรวมและจัดการการตรวจทานแก้ไขและข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงาน เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณพร้อมที่จะประกาศเอกสาร Office Word 2007 ทำให้คุณ มั่นใจได้ว่าการตรวจทานแก้ไขและคำแนะนำที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขนั้นไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ ประกาศ
8.เปรียบเทียบเอกสารสองรุ่นอย่างเร็ว
Microsoft Office Word 2007 ทำให้การค้นหาสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในเอกสารง่ายขึ้น เมื่อคุณ เปรียบเทียบและรวมเอกสาร คุณสามารถดูเอกสารทั้งสองรุ่น พร้อมด้วยข้อความที่ถูกลบ แทรก และเอาออกซึ่งถูกทำเครื่องอย่างชัดเจนในเอกสารรุ่นที่สาม
9.ค้นหาและการเอาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนตัวในเอกสารออก
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารของคุณร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร ในการตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่ ข้อมูลส่วนตัว หรือเนื้อหาที่อาจจะถูก บันทึกอยู่ในเอกสาร ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูล เช่น ข้อคิดเห็น รุ่น การ เปลี่ยนแปลงที่ติดตาม คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก คุณสมบัติเอกสาร ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์การจัดการ เอกสาร ข้อความที่ซ่อนอยู่ ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง และข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ออกจากเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณใช้ร่วมกับผู้อื่น ไม่มีข้อมูลส่วนตัวใดๆ ซ่อนอยู่หรือเนื้อหาใดๆ ที่องค์กรของคุณไม่ต้องการให้มีการแจกจ่ายออกไป ซ่อนอยู่ นอกจากนี้ องค์กรของคุณยังสามารถกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองเพื่อเพิ่มการ ตรวจสอบหาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ชนิดอื่น ๆ เพิ่มเติมได้
10.การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลหรือบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสารของคุณ
คุณสามารถช่วยให้เกิดความมั่นใจในเรื่องความน่าเชื่อถือ ความสมบูรณ์ และ แหล่งที่มาของเอกสารของคุณด้วยการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสาร ใน Office Word 2007 คุณ สามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลซึ่งไม่สามารถมองเห็นได้ลงในเอกสาร หรือคุณสามารถแทรกบรรทัด ลายเซ็นของ Microsoft Office เพื่อจับรูปแทนลายเซ็นที่มองเห็นได้พร้อมกับลายเซ็นดิจิทัล
ความสามารถในการจับลายเซ็นดิจิทัลโดยใช้บรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Office ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถใช้กระบวนการการเซ็นชื่อโดยไม่ใช้กระดาษสำหรับเอกสาร เช่น สัญญาหรือข้อตกลงอื่นๆ ข้อแตกต่างจากลายเซ็นบนกระดาษก็คือ ลายเซ็นดิจิทัลจะจัดให้มีบันทึก ของสิ่งที่ได้มีการเซ็นอย่างถูกต้องชัดเจนและยังช่วยให้สามารถตรวจสอบลายเซ็นได้ในอนาคต
11.การแปลงเอกสาร Word ของคุณเป็น PDF หรือ XPS
Microsoft Office Word 2007 สนับสนุนการส่งออกแฟ้มของคุณในรูปแบบต่อไปนี้
·Portable Document Format (PDF) PDF เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้า โครงตายตัวซึ่งจะรักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และยอมให้มีการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ PDF ช่วยให้มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะ ยังคงรักษารูปแบบตามที่คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลง ได้อย่างง่ายดาย รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกทำสำเนาออกมาโดยใช้วิธีการ พิมพ์เชิงพาณิชย์
·XML Paper Specification (XPS) XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะ รักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และเปิดใช้งานการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS ช่วยให้ มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะยังคงรักษารูปแบบตามที่ คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย
12.ตรวจพบเอกสารที่มีแมโครฝังตัวโดยทันที
Microsoft Office Word 2007 จะใช้รูปแบบแฟ้มที่แยกกัน (.docm) สำหรับเอกสารที่เปิดใช้ งานแมโคร เพื่อให้คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าแฟ้มมีความสามารถในการเรียกใช้งานแมโครที่ฝังตัว หรือไม่
13.ป้องกันการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารขั้นสุดท้าย
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารที่เป็นขั้นสุดท้ายร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย เพื่อทำให้เอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียวและสื่อสารกับผู้อื่นว่าคุณกำลัง ใช้เอกสารขั้นสุดท้ายร่วมกับพวกเขา ขณะเอกสารถูกกำหนดให้เป็น "ขั้นสุดท้าย" การพิมพ์ คำสั่ง แก้ไข และเครื่องหมายการพิสูจน์อักษรจะถูกปิดใช้งาน และผู้ที่ดูเอกสารจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลง แก้ไขเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจได้ คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย ไม่ใช่คุณลักษณะความปลอดภัย ใครก็ตามสามารถแก้ไขเอกสารที่ถูกกำหนดให้เป็นขั้นสุดท้ายได้ด้วยการปิด กำหนดให้เป็นขั้น สุดท้าย
14.การทำสิ่งอื่นนอกเหนือจากเอกสาร
ในยุคปัจจุบันที่คอมพิวเตอร์และแฟ้มมีความเชื่อมโยงระหว่างกันมากกว่าครั้ง ไหนๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากบันทึกเอกสารไว้ในแฟ้มซึ่งมีขนาดเล็กกระทัดรัด มั่นคง แข็งแรง และสนับสนุนแพลตฟอร์มได้หลากหลายชนิด เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว ระบบ Microsoft Office ได้ประสบความสำเร็จอีกขั้นหนึ่งในวิวัฒนาการของการสนับสนุน XML โดย รูปแบบแฟ้มที่ใช้ XML ใหม่จะช่วยให้แฟ้ม Office Word 2007 มีขนาดเล็กลง มั่นคงแข็งแรงมากขึ้น และประสานกับระบบข้อมูลและแหล่งข้อมูลภายนอกได้ดียิ่งขึ้น
15.ลดขนาดแฟ้มและปรับปรุงการกู้คืนความเสียหาย
รูปแบบ Word XML ใหม่เป็นรูปแบบแฟ้มที่ถูกบีบอัดเป็นส่วนๆ ซึ่งช่วยให้ สามารถลดขนาดแฟ้มลงได้อย่างน่าทึ่ง และยังช่วยทำให้มั่นใจว่าจะสามารถกู้คืนแฟ้มที่ถูกทำลาย และเสียหายได้โดยง่าย
16.การเชื่อมต่อเอกสารของคุณกับข้อมูลทางธุรกิจ
ในธุรกิจของคุณ คุณจำเป็นต้องสร้างเอกสารเพื่อที่จะสื่อสารข้อมูลทางธุรกิจที่ สำคัญ คุณสามารถประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดได้ด้วยการทำให้ กระบวนการสื่อสารนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ การสร้างเอกสารสมาร์ทแบบไดนามิกซึ่งสามารถ ปรับปรุงตัวเองได้ด้วยการใช้ตัวควบคุมเอกสารใหม่และการผูกข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อกับระบบที่ ทำงานอยู่ส่วนหลัง (Back-end) ของคุณ
17.จัดการคุณสมบัติเอกสารในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร
แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารทำให้สามารถแสดงและแก้ไขคุณสมบัติเอกสารได้ ง่ายขณะคุณทำงานกับเอกสาร Word ของคุณ แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารจะแสดงขึ้นที่ด้านบนของ เอกสารของคุณใน Word คุณสามารถใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารในการแสดงและแก้ไขทั้ง คุณสมบัติเอกสาร Microsoft Office มาตรฐานและคุณสมบัติของแฟ้มที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์การ จัดการเอกสาร ถ้าคุณใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารแก้ไขคุณสมบัติเอกสารสำหรับเอกสารใน เซิร์ฟเวอร์ คุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงจะถูกบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์โดยตรง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้เก็บการติดตามสถานะเกี่ยวกับการแก้ไข ข้อผิดพลาดของเอกสารของคุณ เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเปิดแผงข้อมูล คุณสมบัติเอกสารเพื่อเปลี่ยนแปลงสถานะเกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจากแบบร่าง เป็นเสร็จสิ้น เมื่อคุณบันทึกเอกสารกลับลงบนเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงในสถานะเกี่ยวกับการ แก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจะถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์
ถ้าคุณเก็บแม่แบบเอกสารไว้ในไลบรารีบนเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ไลบรารีอาจรวมคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับแม่แบบไว้ ด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการให้คุณจัดประเภทเอกสารในไลบรารีด้วยการกรอก คุณสมบัติ 'ประเภท' ดังนั้น ด้วยการใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร คุณจึงสามารถแก้ไขคุณสมบัติ เช่นนี้ได้โดยตรงภายในสภาพแวดล้อมของ Word
18.กู้คืนจากปัญหาของคอมพิวเตอร์
2007 Microsoft Office system จัดให้มีเครื่องมือที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการกู้ คืนงานของคุณในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นใน Office Word 2007
19.การวินิจฉัย Office
วินิจฉัย Microsoft Office เป็นชุดการทดสอบวินิจฉัยซึ่งจะช่วยคุณในการค้นหา สาเหตุที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณหยุดการทำงาน การทดสอบวินิจฉัยสามารถแก้ไขปัญหา บางอย่างได้โดยตรงและอาจสามารถระบุวิธีการซึ่งคุณสามารถนำไปแก้ไขปัญหาอื่นๆ ได้ การ วินิจฉัย Microsoft Office เข้ามาแทนที่คุณลักษณะของ Microsoft Office 2007 ต่อไปนี้: "ตรวจหา และซ่อมแซม" และ "การกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office"
20.กู้คืนโปรแกรม
Office Word 2007 มีขีดความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยป้องกันการ สูญเสียงานขณะโปรแกรมปิดการทำงานอย่างผิดปกติ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ Word จะพยายามกู้ คืนลักษณะบางอย่างของสถานะของโปรแกรมหลังจากที่เริ่มโปรแกรมใหม่
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำงานอยู่กับแฟ้มหลายแฟ้มในเวลาเดียวกัน แฟ้มแต่ละแฟ้ม เปิดอยู่ในคนละหน้าต่างโดยมีข้อมูลเฉพาะที่มองเห็นได้ในแต่ละหน้าต่าง และ Word ก็หยุดการ ทำงาน ขณะที่คุณเริ่ม Word ใหม่ Word จะเปิดแฟ้มและกู้คืนหน้าต่างเหล่านั้นให้มีลักษณะ เหมือนกับตอนก่อนหน้าที่ Word จะหยุดการทำงาน
21.การแนะนำส่วนติดต่อใหม่
มีรูปลักษณ์ใหม่สำหรับ Office Word 2007 ซึ่งคือส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ใหม่ที่ แทนที่เมนู แถบเครื่องมือ และบานหน้าต่างงานส่วนใหญ่จาก Word รุ่นก่อนหน้าที่มีกลไกเดี่ยวซึ่ง ใช้งานง่ายและสามารถค้นพบได้ ทั้งนี้ ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ได้รับการออกแบบให้ช่วยให้คุณทำงาน ได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นใน Word ค้นหาคุณลักษณะที่เหมาะสมสำหรับงานต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น ค้นพบ หน้าที่การใช้งานใหม่ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เอกสารนี้ออกแบบสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ใน Word 2003 บุคลากรที่ ให้บริการความช่วยเหลือ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และบุคคลอื่นๆ ที่มีความคล่องแคล่วในส่วนติดต่อ ของ Word 2003 อยู่แล้ว ซึ่งต้องการค้นหาคำสั่งที่คุ้นเคยอย่างรวดเร็วใน Office Word 2007
22.Ribbon ของส่วนติดต่อผู้ใช้
การแทนที่หลักสำหรับเมนูและแถบเครื่องมือใน Office Word 2007 คือ Ribbon ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้เรียกดูได้ง่าย Ribbon จะประกอบด้วยแท็บที่จัดระเบียบไว้รอบๆ สถานการณ์ หรือวัตถุที่ระบุ ตัวควบคุมบนแท็บแต่ละแท็บ ได้จัดระเบียบเพิ่มเติมไว้ในหลายๆ กลุ่ม Ribbon สามารถโฮสต์เนื้อหาที่สมบูรณ์ได้มากกว่าเมนูและแถบเครื่องมือ รวมทั้งปุ่ม แกลเลอรีและเนื้อหา กล่องโต้ตอบ
(1) แท็บ ได้ถูกออกแบบมาให้คำนึงถึงงาน
(2) กลุ่ม ที่มีแต่ละแท็บแบ่งงานให้เป็นงานย่อย
(3) ปุ่มคำสั่ง ในแต่ละกลุ่มจะดำเนินการคำสั่งหรือแสดงเมนูของคำสั่ง
23. แท็บที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณต้องการเท่านั้น
นอกเหนือจากชุดแท็บมาตรฐานที่คุณเห็นบน Ribbon เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่ม Office Word 2007 ยังมีแท็บอีกสองชนิดซึ่งปรากฏในส่วนติดต่อเมื่อแท็บเหล่านั้นมีประโยชน์สำหรับชนิด งานที่คุณกำลังดำเนินการในขณะนี้เท่านั้น
เครื่องมือบริบท เครื่องมือบริบทจะทำให้คุณสามารถทำงานได้กับวัตถุที่คุณเลือก บนหน้าดังกล่าว เช่น ตาราง รูปภาพ หรือรูปวาด เมื่อคุณคลิกที่วัตถุ ชุดของแท็บบริบทที่ตรงกับ ปัญหาจะปรากฏในสีที่ถูกเน้นที่อยู่ถัดจากแท็บมาตรฐาน


(1) เลือกข้อความในเอกสารของคุณ
(2)ชื่อของเครื่องมือบริบทจะปรากฏในสีที่ถูกเน้น และแท็บบริบทจะปรากฏขึ้น ถัดจากชุดแท็บมาตรฐาน
(3) แท็บบริบทจะให้ตัวควบคุมสำหรับการทำงานกับรายการที่เลือก

แท็บโปรแกรม จะแทนที่ชุดแท็บมาตรฐานเมื่อคุณสลับไปยังโหมดหรือมุมมอง การเขียนแก้ไขในโหมดหรือมุมมองอย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ รวมทั้งแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
24.เมนู แถบเครื่องมือ และองค์ประกอบที่คุ้นเคย
นอกเหนือจากแท็บ กลุ่ม และคำสั่งแล้ว Office Word 2007 ยังใช้องค์ประกอบอื่น ซึ่งมีเส้นทางที่ทำให้งานของคุณเสร็จสมบูรณ์ องค์ประกอบต่อไปนี้เหมือนกับเมนูและแถบ เครื่องมือที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้วจาก Word รุ่นก่อนหน้า
ปุ่ม Office ปุ่มนี้จะตั้งอยู่ในมุมบนซ้ายของหน้าต่าง Word และจะเปิดเมนูที่ แสดงไว้ที่นี่
แถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือด่วนจะตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ด้านบนของ หน้าต่าง Word และจะให้การเข้าถึงด่วนไปยังเครื่องมือที่คุณใช้บ่อย คุณสามารถกำหนดแถบ เครื่องมือด่วนได้เองโดยการเพิ่มคำสั่งไปยังแถบเครื่องมือดังกล่าว

ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' เป็นไอคอนขนาดเล็กที่ปรากฏใน บางกลุ่ม การคลิก 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' จะเปิดกล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องหรือบานหน้าต่างงาน โดยให้ตัวเลือกเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มนั้น

25.เพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือด่วน
คำสั่ง Word 2003 บางคำสั่งพร้อมใช้งานใน Office Word 2007 จากรายการคำสั่ง ทั้งหมดในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word เท่านั้น เมื่อต้องการใช้คำสั่งเหล่านี้ใน Office Word 2007 ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มคำสั่งดังกล่าวลงในแถบเครื่องมือด่วนดังนี้
     (1) คลิก ปุ่ม Microsoft Office จากนั้นคลิก ตัวเลือกของ Word
        (2)ในรายการทางด้านซ้าย ให้คลิก กำหนดเอง
        (3) ในกล่องรายการแบบหล่นลง เลือกคำสั่งจาก ให้คลิก คำสั่งทั้งหมด
        (4) ในกล่อง กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง ให้เลือก สำหรับเอกสารทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น) หรือเอกสารที่ระบุ
        (5) คลิกคำสั่งที่คุณต้องการเพิ่ม จากนั้นคลิก เพิ่ม
        (6) ทำซ้ำสำหรับแต่ละคำสั่งที่คุณต้องการเพิ่ม
       (7) คลิกปุ่มลูกศร ย้ายขึ้น และ ย้ายลง เพื่อจัดเรียงคำสั่งในลำดับที่คุณ ต้องการให้คำสั่งเหล่านั้นปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วน
       (8) คลิก ตกลง


 
การใช้งานพื้นฐานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
1. การเปิดโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
ให้คลิกที่ปุ่ม Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Word 2007 จะเปิด โปรแกรม Microsoft Word 2007 ในชื่อไฟล์ว่า Document1 เสมอ แต่ถ้าเปิดแฟ้มใหม่ต่อไปอีกก็จะ ใช้ชื่อเป็น Document2,………, Document10 ไปเรื่อย ๆ
2. ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
เมื่อได้เปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาแล้ว จะปรากฏหน้าต่างของ โปรแกรม ซึ่งมีส่วนประกอบ ดังนี้
2.1 แท็บชื่อแฟ้มและโปรแกรม (Title bar) เป็นส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรม และชื่อไฟล์เอกสารที่เราเรียกใช้
2.2 แท็บ เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งเป็นรายการรายละเอียดที่ต้องเปิดเรียกใช้
2.3 แท็บเครื่องมือด่วน (Toolbar) เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งของเวิร์ดที่ใช้บ่อย ๆ โดยแสดงในรูปของปุ่ม รูปภาพ หรือไอคอน โดยปกติจะมีแท็บเครื่องมือมาตรฐาน จัดรูปแบบ และรูปวาด ขึ้นมาให้ก่อน
2.4 ไม้บรรทัด (Ruler) เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเช่นเดียวกับไม้บรรทัดทั่วไป เพื่อบอกระยะ ของข้อความในเอกสาร มีทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ใช้ได้ทั้งเป็นนิ้วและเซนติเมตร
2.5ตำแหน่งพิมพ์ เป็นเครื่องหมายที่บอกตำแหน่งการพิมพ์งาน (Cursor)
ตารางที่2-1 การใช้แป้นพิมพ์ เพื่อเลื่อนหน้าเอกสารหรือตำแหน่งพิมพ์


แป้นพิมพ์
              หน้าที่
กดแป้น Home
ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปต้นบรรทัดเอกสารนั้น
กดแป้น End
ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปท้ายบรรทัดเอกสารนั้น
กดแป้น Ctrl + Home
ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปต้นเอกสารนั้น
กดแป้น Ctrl + End
ให้ตำแหน่งพิมพ์วิ่งไปท้ายเอกสารนั้น
กดแป้น Page Up
เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าจอทางด้านบน
กดแป้น Page Down
เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าจอทางด้านล่าง
กดแป้น Ctrl + Page Up
เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าเอกสารทางด้านบน
กดแป้น Ctrl + Page Down
เลื่อนไปดูเอกสารทีละหน้าเอกสารทางด้านล่าง
2.6 แท็บสถานะ (Status bar) เป็นส่วนที่แสดงการใช้งานเอกสารขณะนั้น ในบางภาวะการทำงาน ส่วนนี้จะแสดงคำอธิบายการทำงานให้ทราบด้วย
2.7 เลือกวิธีเรียกดู เป็นเครื่องมือหรือปุ่มที่ใช้ในการเรียกดูเอกสารตามที่ต่าง ๆ ที่จะเลือก
2.8 มุมมองต่าง ๆ เราสามารถใช้แท็บมุมมอง และกลุ่มคำสั่งต่าง ๆ บน Ribbon หรือใช้แถบ สถานะทางมุมล่างขวามือ


3. การใช้แท็บคำสั่งหรือเมนูลัดคำสั่ง
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร จะสามารถใช้ แท็บคำสั่งได้ ดังต่อไปนี้
3.1 การเรียกใช้จากแท็บเครื่องมือ Ribbon เมื่อเปิดโปรแกรมมา จอยู่ที่แท็บหน้าแรก ให้คลิกแท็บที่ต้องการทำงาน หรือเมื่อมีงานบางงาน จะมีแท็บบริบท เกิดขึ้นมาเอง



                 สำหรับการเรียกใช้แท็บ สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ ดังต่อไปนี้
               3.1.1 การใช้แป้นพิมพ์ ให้กดแป้น Alt พร้อมกับคีย์ที่แสดงขึ้นมา

 

3.1.2 การใช้เมาส์ ให้คลิกที่ชื่อแท็บ ที่ต้องการใช้ แล้วคลิกเลือกรายการ คำสั่งในกลุ่มคำสั่งของแท็บนั้น
1)แท็บหน้าแรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การจัดรูปแบบของข้อความในเอกสาร ได้แก่ คลิปบอร์ด แบบอักษร ย่อหน้า ลักษณะ การแก้ไข เป็นต้น



2)แท็บแทรก เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการแทรก ได้แก่ หน้าตาราง  ภาพประกอบ ภาพเชื่อมโยง หัวกระดาษและท้ายกระดาษ เป็นต้น



3)แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวม กลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการแทรก ได้แก่ ชุดรูปแบบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ พื้นหลังของหน้า ย่อหน้า จัดเรียง เป็นต้น



4)แท็บการอ้างอิง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ สารบัญ เชิงอรรถ ข้อมูลอ้างอิงและบรรณานุกรม คำอธิบายภาพ ดัชนี เป็นต้น



5)แท็บการส่งจดหมาย เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ ใช้ในการแทรก ได้แก่ สร้าง เริ่มจดหมายเวียน เขียนและแทรกเขตข้อมูล แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เสร็จสิ้น เป็นต้นดังรูป



6)แท็บตรวจทาน เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ การพิสูจน์อักษร ข้อคิดเห็น การติดตาม การเปลี่ยนแปลง เปรียบเทียบ ป้องกัน เป็นต้นดังรูป



7)แท็บมุมมอง เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ใน การแทรก ได้แก่ มุมมองเอกสาร แสดง/ซ่อน ย่อ/ขยาย หน้าต่าง แมโคร เป็นต้นดังรูป



8)แท็บบริบท เป็นแท็บเครื่องมือที่รวบรวมกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการ แทรก ได้แก่ ปรับ ลักษณะ พิเศษเงา เส้นขอบ จัดเรียง ขนาด เป็นต้นดังรูป




3.2 การแสดงชื่อปุ่มบนแท็บ เป็นการแสดงชื่อปุ่ม ไอคอนบนแท็บหรือแสดงให้เห็นว่าใช้ทำอะไร โดยให้เลื่อนตัวชี้ของเมาส์ไปยังไอคอนนั้นแล้วทิ้งไว้สักครู่ จะปรากฏคำอธิบายชื่อไอคอนนั้นขึ้น


3.3 การแสดงและซ่อน แท็บ โดยทั่วไปแท็บเครื่องมือต่าง ๆ จะมีมากับโปรแกรมให้เราใช้งาน เราสามารถซ่อนเก็บไว้ได้ โดยเปิดเมนูท้ายแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการ Ribbon ย่อ ให้เล็กสุด เวลา


3.4 การเรียกใช้เมนูลัด การเปิดเมนูลัด สามารถเรียกใช้ได้ทั้งจากเมาส์และแป้นพิมพ์ โดยคลิก เมาส์ที่ปุ่มขวาหรือกดแป้น Shift + F10 ก็ได้ และขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เรียกใช้ เช่น การแก้ไข คำผิด การเรียกใช้ทั่วไป เป็นต้น



4. การใช้แถบเครื่องมือด่วน
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการใช้ คำสั่งอย่างรวดเร็ว และเป็นคำสั่งสำคัญ ๆ จะใช้ได้ที่แถบเครื่องมือด่วน แต่ทั้งนี้ย่อมขึ้นกับ
4.1การเพิ่มปุ่มบนแถบเครื่องมือด่วนอย่างรวดเร็ว ให้คลิกปุ่มท้ายแถบเครื่องมือด่วน จะมีรายการที่เป็นชื่อปุ่มคำสั่งบนแถบ เครื่องมือด่วน ให้คลิกเลือกรายการปุ่มคำสั่งที่ต้องการ ก็จะมีเครื่องหมายถูกนำหน้า ถ้าคลิกอีกครั้ง เครื่องหมายถูกจะหายไป ปุ่มคำสั่งก็จะหายไปด้วย




4.2การยกเลิกหรือการทำซ้ำกับแถบเครื่องมือด่วน จากแถบเครื่องมือด่วน เลือกรายการคำสั่งเลิกทำ หรือทำซ้ำ ได้อย่าง รวดเร็ว



5. การตั้งค่าตัวเลือก (Options)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007 ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร หากต้องการ ปรับแต่งตัวเลือกของส่วนประกอบต่าง ๆ ในโปรแกรม สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม Office จะเปิด กล่องโต้ตอบตัวเลือกขึ้นมา ซึ่งในที่นี้จะกล่าวถึงเฉพาะที่สำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้
5.1 การตั้งค่าขั้นสูง ในรายการขั้นสูง เช่น ตัวเลือกแก้ไข ตัดคัดลอกวาง ฯลฯ



5.2 การตั้งค่าบันทึก ในรายการบันทึก มีการกำหนดค่าต่าง ๆ เช่น ได้แก่ อนุญาตบันทึกอย่าง รวดเร็ว บันทึกกู้คืนทุก ๆ กี่นาที และบันทึกเป็นไฟล์ชนิดใด ฯลฯ



5.3การตั้งค่าการสะกดและไวยากรณ์ ในรายการพิสูจน์อักษร มีรายการที่ใช้กันทั่วไปสามารถตั้งค่าได้ เช่น ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ เมื่อแก้ไขตัวสะกด ฯลฯ



5.4 การตั้งค่าตำแหน่งที่ตั้งแฟ้ม ในรายการ Add-in จะมีรายการแสดงและจัดการ Add-in ของ Microsoft Office  
6.การใช้แท็บมุมมอง (Views)
เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมาพิมพ์งานเอกสาร เราสามารถปรับ มุมมองหน้ากระดาษในแบบต่าง ๆ ได้ โดยคลิกแท็บมุมมอง แล้วเลือกปุ่มคำสั่งมุมมองเอกสาร



6.1 มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ในแท็บมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ เป็นมุมมองที่แสดงเหมือนเอกสาร จริงที่จะถูกพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นการจัดรูปแบบข้อความ ขอบเขตของหน้ากระดาษ การแบ่งคอลัมน์ โดยจะแสดงให้เห็นไม้บรรทัดขณะพิมพ์งานเอกสารด้วย



6.2 มุมมองเค้าโครงเว็บ ในแท็บมุมมองเค้าโครงเว็บ เป็นการแสดงเอกสารในลักษณะของเว็บ เพจ



6.3 มุมมองเค้าร่าง ในแท็บมุมมอง เป็นมุมมองที่เลือกได้ว่า จะให้แสดงเฉพาะหัวเรื่องหลัก หัวเรื่องย่อย โดยตัดเนื้อความในหัวเรื่องออก หรือ อาจให้แสดงครบทั้งหมดก็ได้ ดังรูป


       ปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ในมุมมองเค้าร่าง ได้แก่


       ปุ่มเลื่อนขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ขึ้น 1 ขั้น
       ปุ่มลดขั้น เป็นปุ่มเลื่อนลำดับขั้นหัวเรื่องที่เลือกไว้ ลง 1 ขั้น
       ปุ่มลดขั้นเป็นเนื้อความ เป็นปุ่มเปลี่ยนหัวเรื่องให้เป็นเนื้อความ
       ปุ่มย้ายขึ้น เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ขึ้นไปไว้เหนือหัวเรื่องห่อนหน้านั้น
       ปุ่มย้ายลง เป็นปุ่มย้ายส่วนที่เลือกไว้ ลงไปไว้ใต้หัวเรื่องถัดไป
       ปุ่มขยาย เป็นปุ่มแสดงหัวเรื่องย่อย หรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก
       ปุ่มยุบ เป็นปุ่มซ่อนหัวเรื่องย่อยหรือเนื้อความในหัวเรื่องหลัก

6.4 มุมมองแบบแมปเอกสาร ในแท็บมุมมองแบบแมปเอกสาร เป็นมุมมองที่แสดงหัวข้อใหญ่และหัวข้อ ย่อย โดยมีสัญลักษณ์ + และที่จะให้แสดงและไม่แสดงหัวข้อย่อย อยู่ทางด้านซ้ายของเอกสาร




6.5 แท็บมุมมองแบบเต็มจอ ในแท็บมุมมองแบบเต็มจอ เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าร่างเต็มจอภาพ และ เมนูจะถูกซ่อนไว้ด้านบน




6.6 มุมมองแบบย่อ/ขยาย ในแท็บมุมมองแบบย่อ/ขยาย เป็นมุมมองที่แสดงแบบเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ที่มีขนาดต่าง ๆ กันตามที่เราต้องการ จะมีแผ่นกล่องโต้ตอบการย่อ/ขยายปรากฏขึ้น แล้วจึงเลือก ตัวเลือกที่ต้องการ หรือจะใช้แถบสถานะทางด้านล่างมุมขวาก็ได้






การจัดการไฟล์เอกสาร
1.  การเปิดไฟล์เอกสาร
1.1. การเปิดไฟล์เอกสารใหม่
1.1.1. การสร้างไฟล์ใหม่ก่อนเปิดโปรแกรม จากตำแหน่งที่อยู่ ต่าง ๆ เราสามารถสร้างไฟล์เอกสารใหม่ได้เสมอ โดยคลิกขวา เลื่อนมาที่คำสั่ง New เลือกคำสั่ง เอกสารMicrosoft Office Word จะได้ไฟล์เอกสารใหม่ในชื่อว่า New เอกสารMicrosoft Office Word ให้เราเปลี่ยนชื่อตามต้องการ แล้วจึงดับเบิลคลิกเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่นี้            

1.1.2. การเปิดโปรแกรมและไฟล์เอกสารใหม่ ให้เปิด โปรแกรม Microsoft Word จากเมนู Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 หรือคลิกปุ่มไอคอนโปรแกรม Microsoft Word จะเปิดโปรแกรมพร้อมกับไฟล์เอกสารใหม่ ในชื่อ Document1
เทคนิคการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
       1. การสร้างนามบัตรด้วยโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
1) เริ่มต้นสร้างนามบัตร ด้วยการคลิกที่ปุ่ม Office Button บริเวณมุมบนซ้าย เลือก New  คลิกเลือก เอกสารเปล่า

        2)ในช่อง new document , เลือก Business cards จากทางซ้ายมือ  เมื่อเราเลือก business cards โปรแกรม Office จะทำการเชื่อมต่อ online และแสดงรายการ preview ของนามบัตรที่มีขึ้นมาให้เราเลือกใช้งานตามต้องการ หลังจากเลือกที่ต้องการแล้ว ให้เราคลิก download และโหลดแม่แบบนั้นเข้ามาในเอกสารใหม่ของเรา

      3) เมื่อการดาวโหลดสมบูรณ์ เราสามารถปรับแต่งค่า/แก้ไขรายการชื่อที่อยู่และเบอร์โทรศัพท์ของเรา ตามต้องการได้ทันที หลังจากที่เราปรับแก้ไขค่าตามต้องการแล้ว เราสามารถเริ่มการพิมพ์ของเราได้ทันที



2.  การทำแผ่นพับด้วยโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
แผ่นพับ คือ สื่อสิ่งพิมพ์รูปแบบหนึ่งที่จะพิมพ์ข้อความลงบนกระดาษแผ่นเดียว แต่มีการพับเพื่อแบ่งเนื้อหา ตามจานวนการพับ โดยควรคานึงถึงขนาดของข้อมูลและความสาคัญระหว่างหน้านั้น ๆ ให้ต่อเนื่อง อาจจะพับสามพับ หรือสี่พับก็ได้
ขั้นตอนการทำแผ่นพับ มีดังนี้
1.เข้าสู่โปรแกรม Microsoft word 2007
2.ตั้งค่าหน้ากระดาษในแนวนอน คลิกที่ แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ>การวางแนว>เลือกแนวนอน
จะได้กระดาษในแนวนอน



3.จากนั้นแบ่งหน้ากระดาษออกเป็นคอลัมน์โดยจะแบ่งเป็นกี่คอลัมน์ก็ได้ตามความต้องการของเรา แต่ในที่นี่ จะแบ่งออกเป็น 3 คอลัมน์ โดยคลิกเลือกที่ คอลัมน์ >คอลัมน์เพิ่มเติม>คลิกเลือกสาม>ตกลง



4.จะได้หน้ากระดาษแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์



5.จากนั้นพิมพ์ข้อมูลหรือนาข้อมูลใส่ลงในหน้ากระดาษตามต้องการโดยเริ่มใส่ข้อมูลลงในคอลัมน์ที่ 1,2 และ 3 ตามลาดับ ถ้าต้องการเพิ่มกระดาษอีกหน้าก็กดปุ่ม enter จะได้หน้ากระดาษเพิ่มอีกหน้า



การแทรกรูปภาพ
6.การแทรกรูปภาพ คลิกที่แท็บ แทรก แล้ว คลิกที่ รูปภาพ หรือ ภาพตัดปะ เลือกรูปภาพตามที่ต้องการ หรือใช้วิธีการ copy รูปภาพมาวางก็ได้



การปรับเปลี่ยนลักษณะของรูปภาพ
7.ปรับเปลี่ยนลักษณะของรูปภาพคลิกเลือกรูปภาพที่ต้องการปรับภาพ
8.คลิกที่แท็บ รูปแบบ ของเครื่องมือรูปภาพ คลิกเลือกไอคอนในกลุ่ม ลักษณะรูปภาพ จะได้ลักษณะของรูปภาพตามที่ต้องการ



การสร้างอักษรศิลป์ ด้วย Word Art
9. ไปยังเอกสารที่จะสร้างอักษรศิลป์ คลิกที่แท็บ แทรก ในกลุ่มข้อความคลิกไอคอน  แล้วเลือกลักษณะของอักษรศิลป์ที่ต้องการ



10. พิมพ์ข้อความแล้วเลือกแบบอักษร,ขนาด,และลักษณะ ตัวอักษรตามต้องการ แล้วเลือก ตกลง จะได้ข้อความศิลป์ตามที่ต้องการ

การตกแต่งพื้นหลังของเอกสาร
11.คลิกที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่มพื้นหลังของหน้า คลิกที่ไอคอน  สีของหน้า เลือกสีตามที่ต้องการ



12.การใส่ลายน้า คลิกที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ ในกลุ่มพื้นหลังของหน้า คลิกที่ไอคอน คลิกเลือกคาสั่ง ลายน้าแบบกาหนดเอง



หากต้องการใส่ลายน้าเป็นรูปภาพ เลือกหัวข้อลายน้ารูปภาพ แล้วคลิกที่ปุ่ม เลือกรูปภาพ ไปเลือกรูปภาพที่ต้องการ แล้วคลิกแทรก จะได้ลายน้าเป็นรูปภาพตามที่ต้องการ
13.เมื่อใส่พื้นหลังของเอกสารเรียบร้อยแล้ว ก็จะได้แผ่นพับจานวน 1 หน้า ที่เสร็จสมบูรณ์



ส่วนถ้าต้องการทำหน้าอื่น ๆ ต่อไป ก็ทาเช่นเดียวกันกับหน้าที่ 1

3. วิธีการฝังไฟล์ลงในเอกสาร Word 2007
เคยเห็นไฟล์ซ้อนไฟล์ในเอกสาร Word หรือไม่ หลายๆคนคงเคยเห็นไฟล์เอกสาร Word และมีไอคอนของเอกสาร Word / Excel แทรกอยู่ในเอกสาร? คุณทราบหรือไม่ว่า เขาทำกันอย่างไร วิธีที่นีเป็นการแทรกไฟล์เอกสารของโปรแกรมอื่นๆ เข้ามาในเอกสาร Word และรวมกันเป็นไฟล์เดียวกัน จะมีโปรโยชน์มาก ถ้าเราต้องการส่งไฟล์ให้ผู้รับคนอื่นๆ โดยไม่จำเป็นต้อง copy ไปให้หลายๆ ไฟล์
วิธีการนี้ ไม่ใช่เป็นการทำลิงค์ จากไฟล์หนึ่ง มายังอีกไฟล์หนึ่ง? เพราะการลิงค์ จะต้อง copy ไฟล์ทั้งหมดไปให้ผู้รับด้วย
วิธีการแทรกไฟล์เอกสารอื่นๆ ลงใน Word 2007
1)  เปิดโปรแกรมและเปิดเอกสาร Word ที่ต้องการ



2)  วางตำแหน่งของไฟล์ที่ต้องการแทรก



3) ที่แท็ปเมนู Insert คลิกเลือก “Object” (อยู่ด้านขวามือ)



4) จะปรากฎกล่องโต้ตอบขึ้นมา จากนั้นเลือกแท็ป “Create from file”



5) คลิกปุ่ม Browse เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำมาแทรก



6) คลิกเลือก “Display as icon”?



7)คลิก OK เพื่อยืนยัน



การ insert ไฟล์แบบนี้ เราเรียกว่า “Embedding File”? เป็นการฝังไฟล์ในเอกสาร? ดีกว่าการทำลิงค์ไฟล์ (Link to file) เพราะจะทำให้ไฟล์รวมกันเป็นหนึ่งเดียว และอีกอย่าง เราสามารถฝังไฟล์เอกสารอื่นๆ ได้มากกว่าหนึ่งตัว
4.การสร้างสารบัญอัตโนมัติ
                โปรแกรม Microsoft Office Word 2007 สามารถสร้างสารบัญอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งจัดแต่งรูปแบบให้สวยงามได้ตามที่ต้องการ
                สิ่งที่จะต้องเตรียมให้พร้อมก่อนการสร้างสารบัญอัตโนมัติก็คือ เราต้องกำหนด Style ให้กับหัวข้อที่จะถูกสร้างเป็นสารบัญเสียก่อน โดยรูปแบบ Style จะมี Heading 1 เป็นหัวข้อหลัก และ Heading 2 เป็นหัวข้อย่อยลงไปตามลำดับ จากนั้นจึงสร้างสารบัญด้วยขั้นตอนดังนี้
1) เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการจะสร้างสารบัญอัตโนมัติ



2) คลิกที่แท็บ References



3) คลิกที่ปุ่ม Table of Contents



4)คลิกเลือกรูปแบบสารบัญ



5)จะปรากฏสารบัญพร้อมเลขหน้าอัตโนมัติ  ดังรูป



           หากต้องการเปิดไปยังหน้าที่ต้องการ เพียงแค่คลิกเมาส์+กดปุ่ม Ctrl ที่หัวข้อในสารบัญ โปรแกรมจะเปิดไปยังหน้าที่มีเนื้อหาของหัวข้อนั้นๆ ปรากฏอยู่
5. วิธีแก้ไขข้อความแบบเร็วใน Word 2007
วิธีแก้ไขข้อความเวลาพิมพ์ผิด
ถ้าเป็นเพียงข้อความเดียวก็คงไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร เพราะเราสามารถแก้ไขความนั้นๆ ได้ทันที แต่ว่าถ้าข้อความนั้นมีมากมายหลายสิบหลายร้อยคำ คุณจะแก้ไขอย่างไรให้เร็วที่สุด และถ้าเอกสารใน Word ของคุณมีจำนวนหน้าเป็นร้อยเป็นพัน คุณจะทำอย่างไร ถ้าแก้ไขด้วยวิธีการปกติ ก็คงต้องไปไล่ดูทีละบรรทัด กว่าจะเสร็จก็คงหมดวันกันพอดี
วิธีง่ายๆ ในการค้นหาคำและเปลี่ยนด้วยคำที่ถูก
สมมุติว่าคุณพิมพ์คำว่า ประเทศผิดเป็นคำว่า ประเทส”  และมีจำนวนหน้าของเอกสารประมาณสัก 100 หน้า ในแต่ละหน้าอาจมีคำว่าประเทศ ผิดอยู่หลายแห่ง สำหรับวิธีนี้ จะให้โปรแกรมช่วยค้นหาคำผิดให้ และสั่งโปรแกรมให้แก้ไขเป็นคำถูกแบบอัตโนมัติให้ด้วยเลย หลักการนี้ สามารถแก้ไขด้วยคำสั่ง ‘Find and Replace”
วิธีการใช้คำสั่ง Find and Replace



1)  เปิดโปรแกรม Microsoft Word 2007
2)  เปิดเอกสาร Word และเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการแก้ไข
3)  กดปุ่ม Ctrl+F บนแป้นพิมพ์ จะได้หน้าต่าง Find and Replace
4) ในช่อง Find what: พิมพ์คำว่า ประเทส
5)ในช่อง Replace with พิมพ์คำว่า ประเทศ
6)จากนั้นให้คลิกปุ่ม Replace All
แค่นี้ข้อความคำว่า ประเทศ ก็จะถูกแก้ไขให้ทั้งไฟล์เลย แต่ถ้าเลือกคำสั่ง Replace จะเป็นการแก้ไขทีละคำแทน


6.  วิธีแปลงข้อมูลในตารางเป็นข้อความ Word 2007
คำสั่งที่น่าสนใจใน Word 2007
Convert to Textเป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการแปลงข้อมูล หรือตัวเลขต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบตาราง หรือ Table มาเป็นรูปแบบของ Text หรือตัวอักษร ซึ่งเรายังสามารถเลือกรูปแบบการแปลงเป็นข้อมูลต่างๆ ในตาราง ได้หลายรูปแบบอีกด้วยดังนี้



·         Paragraph marks? แปลงเป็นข้อความย่อหน้า
·         Tabs แปลงเป็นแท็ป?ผลที่ได้คล้ายกับตาราง
·         Commas แปลงเป็นข้อความ แต่มี คอมม่า “,” ขั้น
·         Other?แปลงเป็นข้อความในรูปแบบที่เรากำหนดเองได้ เช่น มีเครื่องหมาย “-” ขั้น เป็นต้น
วิธีแปลงข้อมูลในตารางเป็นข้อความ
1) เปิดเอกสาร Word ที่มีตารางข้อมูล
2) คลิกเลือกตาราง? จะเห็นแท็ป “Table Tools” ปรากฏขึ้น ให้คลิกเลือก “Layout”
3) จะพบไอคอน “Convert to Text” ด้านขวามือ
4)คลิกไอคอน Convert to Text
5)  แนะนำให้ทดสอบทีละคำสั่ง ลองเลือก “Tabs” จากนั้นคลิก “OK”
6)  สังเกตผลลัพธ์ที่ได้




เอกสารอ้างอิง
1. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/338-table-of-contents-word-2007
2.  http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/983-embedding-file-word-2007
3.  http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/1202-mail-merge-microsoft-word-2007
4. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/928-envelope-printing-word-2007
5. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/1724-translation-word-2007
6.  http://e-learning.vec.go.th/elearning/elearning/teach_doc/word2007/%BA%B72.pdf
7.  http://www.sahavicha.com/?name=media&file=readmedia&id=1720
8.  http://www.en.esu.ac.th/phocadownload/userupload/km/04-word_2007_en.pdf
21.http://www.pamanpocom.ob.tc/too5.html
22. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/338-table-of-contents-word-2007
23. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/983-embedding-file-word-2007
24. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/1202-mail-merge-microsoft-word-2007
25.http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/928-envelope-printing-word-2007
26. http://www.it-guides.com/index.php/training-a-tutorial/office-tutorial/1724-translation-word-2007
27. http://e-learning.vec.go.th/elearning/elearning/teach_doc/word2007/%BA%B72.pdf
28. http://www.sahavicha.com/?name=media&file=readmedia&id=1720
29. http://www.en.esu.ac.th/phocadownload/userupload/km/04-word_2007_en.pdf
30.http://www2.cs.science.cmu.ac.th/course/204100/1_2554/AfterMidterm/6_slides_pdf/word2007-1-intro-2-basic.pdf


นำเสนอเทคนิคการใช้งานโปรแกรมประมวลผลคำ
















































ขอจบการนำเสนอโปรแกรมประมวลผลคำแต่เพียงเท่านี้ คณะผู้จัดทำขอขอบพระคุณทุกท่านที่ได้เข้ามาเยี่ยมชมงานนำเสนอนี้ โดยหวังเป็นอย่างยิ่งว่าอาจเป็นประโยชน์ ต่อท่านไม่มากก็น้อย และขอน้อมรับคำติชมเพื่อจะได้นำมาพัฒนาในการนำเสนองานครั้งต่อๆไป ขอบคุณค่ะ